De bewaarplicht van je boekhouding

De bewaarplicht van je boekhouding

Als ondernemer heb je natuurlijk een overzichtelijke boekhouding. Maar hoe lang moet je deze bewaren, en hoe zit het met de bonnetjes?

Voor de belastingdienst ben je verplicht om je inkomsten en uitgaven te kunnen bewijzen. Je moet daarvoor bonnetjes en facturen minstens 7 jaar bewaren. Na deze 7 jaar mag de belastingdienst de gegevens niet meer bij je opvragen, tenzij het gaat om een onroerende zaak. Bij een onroerende zaak is de bewaarplicht namelijk 10 jaar.

Het is in ieder geval belangrijk dat je de volgende gegevens bewaart:

  • Alle inkoop bonnetjes/facturen die je hebt opgevoerd in je btw-aangifte of je aangifte inkomstenbelasting (of vennootschapsbelasting bij een BV)
  • Alle transacties die je hebt gedaan, zowel per kas als per bank. Het is dus belangrijk om je bankafschriften 7 jaar lang te bewaren
  • Je verzonden facturen inclusief gegevens van je afnemer
  • Je voorraadadministratie (als je deze hebt)
  • Je loonadministratie (als je personeel hebt)
  • De correspondentie met je klanten of leveranciers over gemaakte kosten of omzet
  • Je agenda waarin je kan aantonen welke afspraken je hebt gehad (en met wie)
  • Je uren- en/of kilometerregistratie.

Het doel om alles goed te bewaren is dus de belastingdienst. Mochten zij een controle uitvoeren op je aangifte zullen ze vragen om bepaalde kosten aan te tonen als deze zijn opgevoerd. De bewijslast van deze gegevens ligt bij jou als ondernemer, dus als je sommige zaken niet kan aantonen zal de belastingdienst je correcties opleggen en betaal je dus extra belasting.

Ook kan het natuurlijk zo zijn dat de bank je om jaarverslagen vraagt wanneer je bijvoorbeeld een financiering of een hypotheek wilt afsluiten. Als jij dan je gegevens niet hebt opgeslagen is het onmogelijk om dit aan de bank te overhandigen.

Het is natuurlijk belangrijk om te weten hoe jij je gegevens moet bewaren. Officieel zou je de gegevens op de originele dragers (dus de bonnetjes bijvoorbeeld) moeten bewaren. Onder bepaalde voorwaarden is het echter wel mogelijk om de gegevens in een andere vorm te bewaren (dit wordt conversie genoemd). Dit zijn de voorwaarden daarvoor:

  • Je zet alle gegevens over.
  • Je zet de gegevens inhoudelijk juist over.
  • Je zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is.
  • Je kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
  • Je zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.

Het is dus prima als jij je bonnetjes en facturen digitaal wilt opslaan. Het is dan wel belangrijk dat het bonnetje volledig op de foto staat en goed leesbaar is. Dus ook de unieke volgnummers van de bonnetjes moeten goed duidelijk en leesbaar op de digitale versie staan! Wanneer je alles goed digitaal opslaat ben je niet meer verplicht de originele bonnetjes en facturen te bewaren. Maar zorg er wel voor dat je altijd een goede back-up hebt, want als je de bonnetjes digitaal kwijt raakt voldoe je dus niet aan je bewaarplicht!

Het overzichtelijk bijhouden van je boekhouding is dus erg belangrijk. Er zijn tal van online programma’s op de markt waarin jij je boekhouding kan bijhouden. In dit opzicht is het dus belangrijk om te kiezen voor een pakket dat jouw gegevens overzichtelijk houdt en eventueel kan exporteren.